Vous prévoyez un voyage incentive (l‘incentive nous viens du monde anglo-saxon et signifie « motivation ») à l’étranger ? Mais comment procéder pour organiser un tel évènement ? Pour commencer, voici des conseils essentiels pour un voyage incentive en douceur, qui sert de véritable outil de motivation pour les employés, que les employeurs veulent remercier et récompenser pour leurs excellentes performances.
1. Choisissez les bonnes dates
Tout le monde vit de temps en temps une mauvaise journée. Vos employés ne sont pas différents. Des tests de produits difficiles, une nouvelle version ou des projets stressants, ce ne sont que quelques-unes des choses auxquelles vos employés sont confrontés.
Lors de la planification de votre évènement, que vous souhaitiez organiser un séminaire ou un voyage incentive, choisissez une date qui correspondra non seulement aux objectifs organisationnels de l’entreprise, mais aussi à l’humeur du personnel. Quelques éléments à considérer pour un timing parfait incluent une période de bureau calme (moins de travail), une belle météo et un minimum de demandes de vacances / congés de maladie.
2. Passez par une agence évènementielle
La planification d’événements d’entreprise est un processus fastidieux et chronophage. Vous devriez donc sérieusement envisager d’embaucher un organisateur d’évènement qui pourra vous aider à planifier et à gérer l’organisation d’un séminaire ou d’un voyage incentive. Ces professionnels ont les contacts, les expériences, les ressources et le matériel prêts à assurer le bon déroulement du programme ou du voyage.
D’autres raisons d’embaucher une agence évènementielle incluent le respect de votre budget. Comme vous le savez peut-être, vous devez considérer certaines choses, notamment l’hôtel, les voyages, les repas, la salle de réunion, la logistique et les transports, etc., afin de déterminer les dépenses. Tous ces éléments peuvent s’additionner rapidement, vous devez donc vous en tenir à un budget; cependant, le faire peut être difficile si vous n’avez pas l’expérience en organisation de voyages d’affaires.
En passant par un organisateur d’évènements, tel que Event Success, vous pouvez vous décharger de toutes ces tâches fastidieuses car ces personnes ont l’expérience de vous maintenir sous ou dans un budget ainsi que de négocier pour les meilleurs prix.
Et non seulement ils supervisent la planification budgétaire, mais ils gèrent également l’expérience de toute l’équipe. Avec leur aide, vous pouvez éviter une perte de concentration, des coûts plus élevés et moins de valeur pour l’entreprise et les participants. Un organisateur d’évènement peut également trouver des solutions amusantes et innovantes pour votre voyage incentive auxquelles vous n’auriez pas pensé autrement par vous-même. En bref, les professionnels des événements d’entreprise peuvent vous aider à tout organiser et à résoudre tout problème s’il survient.
Avec des professionnels, vous pouvez vous asseoir et vous détendre plutôt que d’essayer de faire les choses par vous-même, ce qui est parfois une recette pour un désastre.
3. Planifiez à l’avance
Ce voyage est un moyen de remotiver les employés et de leur remonter le moral après une dure période de travail. C’est également un excellent programme pour les employés qui atteignent les objectifs fixés. Cependant, vous devez tout planifier à l’avance, idéalement 18 mois avant un voyage incentive à l’étranger.
Il y a une raison pour cela. Organiser un voyage d’intéressement n’est pas facile, de la planification à la budgétisation et des défis au suivi des résultats.
Bien que vous puissiez bénéficier de connexions avec des fournisseurs à l’étranger et de vos expériences, vous n’en obtiendrez peut-être pas assez si vous n’utilisez pas les techniques de planification appropriées. Après tout, organiser / assister à un événement d’entreprise dans un endroit inconnu à l’étranger est difficile, même avec de grandes compétences en négociation et des années d’expérience dans votre industrie.
Le secret est une planification précoce pour permettre aux employés éligibles de gagner le voyage de motivation ainsi que de créer de l’enthousiasme autour de lui. Donc, en fin de compte, vous devez vous préparer entre un an et 18 mois avant le voyage incentive prévu en tenant compte du lieu, des dates et de la taille de l’événement. N’oubliez pas de rechercher les tendances saisonnières pour l’emplacement et une liste d’activités à faire.
4. Gérez votre budget
Les dépenses d’un tel voyage doivent avoir un retour sur investissement correspondant au budget initial et doivent être raisonnables.Conseil : vous devriez essayer d’optimiser le budget en sélectionnant un emplacement avec des implications fiscales favorables.
Selon une étude 2018 de l’Incentive Research Foundation Outlook, le coût moyen d’un voyage incentive est de 3503 euros / personne. Mais selon une autre source, ce chiffre pourrait dépasser les 4000 euros par personne pour un voyage d’entreprise.
5. Tenez compte des défis
En planifiant un voyage incentive à l’étranger, vous devez être prêt à relever les défis ou obstacles potentiels à relever en cours de route. Quelques-uns d’entre eux comprennent la structure organisationnelle, le moral des employés et l’état du marché.
Il faut également se demander si le voyage sera sous-traité à une agence ou géré en interne. Vous devriez également considérer les implications fiscales. En effet, le voyage peut nécessiter une imposition pour les bénéficiaires ou des formulaires fiscaux spéciaux.
Conclusion pour organiser un voyage incentive
Organiser ce genre de voyage à l’étranger est un bon moyen de motiver les employés. Il crée également une excellente atmosphère pour les activités de consolidation d’équipe, les discussions et les conversations de l’entreprise, le partage d’objectifs et la relaxation.
Ce voyage incentive est un voyage d’agrément pour les employés. C’est une récompense pour les bons résultats qu’ils apportent à la table. Mais si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à embaucher une équipe de planification d’événements d’entreprise qui dispose des ressources, de l’expérience, des contacts et des connaissances nécessaires pour rendre ce voyage mémorable pour les employés et moins stressant pour vous.